Dersom man ønsker å lage en PDF av dokumenter i offentlig regnskap, som ikke skal sendes inn til offentlig myndigheter, kan dette også gjøres i Offentlig regnskap og andre dokumenter. Da må man huske på å ikke merke de for innsending til Altinn (binderssymbol), og evt. gi dokumentet et passende navn.

Dette kan være aktuelt dersom man for eksempel har interne dokumenter for styremedlemmer eller aksjonærer som man ønsker å få signert eller sende på e-post, men som ikke skal sendes inn til Altinn.

Støttede filtyper er .rtf, word og excel. Pdf-dokumenter som man legger inn vil ikke slå seg sammen med Maestros egenproduserte dokumenter i forhåndsvisning eller utskrift. De vil bli forhåndsvist/skrevet ut for seg.

Marker dokumentene (marker flere samtidig ved å holde inn Shift eller Ctrl) som skal signeres og trykk deretter på knappen Send til e-signering. En veiviser starter i et nytt vindu. Første gang blir man bedt om å autentisere seg som avsender med BankID/Buypass, samt at man må registrere e-post og mobilnummer. Maestro vil deretter huske dette.

Maestro foreslår Tittel og Melding til mottaker, men man kan endre på denne teksten om man ønsker. Personer med roller i Klientopplysninger > Styremedlemmer blir automatisk hentet inn som mottakere, men man kan fjerne eller legge til flere, enten ved å opprette direkte eller hente fra Personregisteret. Trykk på Pluss-tegnet Legg til, og velg Opprett mottaker, eller Legg til fra personregister. For å fjerne en mottaker, trykk på Fjern.

NB! E-post (og evt. mobilnummer) til deltakerne må være fylt ut, fødselsnummer er valgfritt.

I skjermbildet finnes en knapp for avanserte innstillinger. Her kan man gjøre enkelte tilpasninger:

•Om synlig signaturemblem skal være på første side eller alle sider.

•Sluttdato/frist for signering.

•Sluttdato/frist for når dokumentet blir slettet automatisk fra Maestro Signant.

•Legge til oppdragsbehandler, en som har rettigheter til å se, laste ned og slette forsendelsen.

Når alle mottakere har signert, gå til Regnskapsavslutning > Offentlig Regnskap > Ofentlig regnskap og andre dok. og trykk på knappen Oppdater Status i øverste menylinje. Trykk deretter på Hent fil i nedtrekksmenyen, i kolonnen Signaturstatus.

Man får opp en Advarsel om man ønsker å overskrive dokumentet, trykk Ja. Maestro erstatter da det ikke-signerte Årsregnskapet med det signerte Årsregnskapet. Nå ligger det elektronisk signerte Årsregnskapet klart til Innlevering til Altinn.

NB! Det er også mulig å logge seg inn på www.signant.no og laste ned dokumentet der.

•Sjekk at det er krysset av for e-post til oppdragsbehandlere under Fil > Innstillinger > Signant. Da vil man motta e-post når årsregnskapet er ferdig signert.

•Dersom dere har Signant Portal Enterprise-avtale kan dere ved å legge inn kode fra Signant, få profilerte forsendelser med deres logo og farger også fra Maestro. NB! Pris 10 kr/signatur ved egenprofilerte forsendelser.

Sluttdokumentasjonen kan også sendes per e-post til en eller flere mottakere, for manuell signering av dokumentet. For å sende dokumentet på e-post, høyreklikk i skjermbildet og velg Send dokument på e-post. En ny e-post vil åpne seg i din egen e-postklient og man angir mottakerne av dokumentet.

Ved manuell signering vil man ikke motta varsler fra Maestro. Man må selv importere det signerte dokumentet, enten ved å gå til nedtrekksmenyen og trykke på Hent fil, eller ved å høyreklikke i skjermbildet og velge Erstatt dokument. Man kan også endre status på dokumentet til Signert.