•Hente fra brreg.no: Maestro anbefaler å bruke Hent fra nett-knappen i Klientopplysninger for å hente personer som har roller og/eller styreverv i selskapet. Da vil Personregisteret bli automatisk fylt. Dersom man i tillegg laster ned tidligere års innsendte aksjonærregisteroppgaver vil aksjonærene legge seg både i personregisteret og som aksjonærer i Aksjonærregister og aksjeeierbok.

•Import av personer fra andre Maestroprogrammer: Ved å trykke på Import i øverste menylinjen kan man importere hele personregisteret fra for eksempel Maestro Revisjon og Maestro Konsern til Maestro Årsoppgjør og vise versa.

•Manuell innleggelse av personer: Trykk på Pluss-tegnet for å opprette en ny person, og fyll ut opplysninger i feltene: privatperson(fødselsnummer)/juridisk person (org.nummer), Navn, Adresse, E-post og evt. UTL-id for aksjonærer i norske selskaper som ikke har norsk fødselsnummer.

Det er mulig å gjøre oppslag mot Folkeregisteret ved å trykke på globusen til høyre for feltet hvor fødselsnummer fylles inn. Oppslaget kan benyttes for å hente fødselsdato eller oppdatert adresse.

For oppslaget må minst to variabler fylles inn:

•Fullt navn + adresse.

•Fullt navn + postnummer.

•Fullt navn + fødselsnummer.

•Fullt navn + fødselsdato.  

Under Andre funksjoner i øverste menylinje finner man valg for å oppdatere informasjon for alle personer samtidig.

Man kan gjøre oppslag mot Brønnøysundregisterne ved å fylle ut organisajsonsnummeret i feltet Org.nummer. Trykk så på globusen til høyre for feltet, og opplysninger om navn, adresse, postadresse, og evt hjemmeside og telefonnummer.

Under Andre funksjoner i øverste menylinje finner man valg for å oppdatere selskapsinformasjonen for alle juridiske personer (selskap) samtidig.

Automatisk oppdatering av samtlige adresser i Personregistert. Oppdateringen vil f.eks oppdatere til nye kommunenummer og navn på de adressene der det er aktuelt.

Manuell oppdatering

Denne funksjonaliteten finnes i menylinjen i Personregisteret og i Eiendommer og driftsmidler.

Maestro vil gå gjennom alle personene eller eiendommene, og forsøke å koble opp adresser til tjenesten.

Det vil da dukke opp en oversikt over hvor mange som ble matchet til og oppdatert, og hvor mange som ikke ble det:

Man kan også oppdatere en enkelt adresse manuelt ved å trykke på Oppdateringsknappen ved siden av adressen.

Søk

Søket kan åpnes ved å trykke på Hengelås-symbolet ved siden av en adresse.

For å kunne gjennomføre et søk må kommune- eller postnummer være fylt ut. I tillegg må enten minst tre bokstaver fra gateadresse vært fylt ut, eller gårdsnummer. Hvis noe mangler vil det ikke gå an å trykke på søk, og det vil varsles med rød tekst i søkevinduet.  

NB! Dersom flere av feltene er utfylt vil dette begrense søket, det videste søket man kan gjøre er gjerne gateadresse eller gårds-/bruks-/festenummer kombinert med kommunenummer.

Mulige søkemåter:  

•Gateadresse kombinert med postnummer eller kommunenummer

•Gård-, og bruks, og feste + postnummer eller kommunenummer  

Koble fra en adresse

Dersom man har behov for å koble en adresse fra tjenesten kan du trykke på Åpent Hengelås-symbol. Feltene vil da bli manuelle input-felter. Dersom man skulle ha behov for å bytte ut adressen som står der kan man også benytte søketjenesten for å gjøre dette.  

Ikoner  

Ikoner i venstrelista i Personregister og Eiendommer og driftsmidler:  

• Hengelås: betyr at adressen er koblet til adresseoppslaget.

• Jordklode: betyr at eiendommen eller personen er utenlandsk.

Dersom eiendommen eller personen ikke har ikon i venstrelista så er de ikke koblet til adresseoppslaget.  

Feilsøking

Forskjellige varianter av tekst under de tre ikonene:

•Noe gikk galt - Kan være problemer med internettilkoblingen eller at tjenesten er nede for øyeblikket.  

•Ingen registrert - Ingen registrert i registeret man oppdaterer (kan være utenlandske enheter som ikke telles med).

•Fant ikke adresse - Kun for klient – Opplysning ved oppdatering gjennom varselet.  

•Mangelfull adresse - Kun for klient – Adresseinformasjonen som finnes er ikke nok/mangelfull til å koble til adresseoppslaget.

Velges en utenlandsk landekode, vil registreringsfeltene i personregisteret endre seg. Felter som Kontor-/bostedskommune og Skattekommune faller bort og kontrollfunksjonen for organisasjons- og personnummer er ikke lenger aktiv.

Feltet Org.nummer skal med andre ord være blankt for utenlandske selskaper ved innsendelse til Altinn, såfremt de ikke har søkt om norsk organisajonsnummer.

Fra 2020 skal skatteskjemaene leveres med nye kommunenummer. Vi har laget en konvertering av kommunenummer slik at dette skal være i orden når datasett åpnes i 33-versjon (med unntak av 2019-kommunene Tysfjord og Snillfjord som må håndteres manuelt).  

Sonene fra skatteetaten er ikke ferdig, og det vil derfor for noen kommuner kunne være et avvik i enkelte satser. Dette oppdateres til en senere versjon.

Kommune- og fylkesendringene 1.1.2020

For å lette oppdateringen av adresser har vi utviklet et adresseoppslag der man kan søke opp og koble seg til korrekte adresser i Norge. Når kommune- og fylkesendringene trer i kraft vil de som har koblet seg til adresseregisteret få mulighet til å automatisk oppdatere adresser for de klientene, personene eller eiendommene som er koblet opp.

Vi benytter matrikkelen (Norges offisielle register over fast eiendom) for å søke i adresser. Du får dermed bekreftet at du har korrekte adresser og adresseformat for klientene dine.

Vi anbefaler at alle kobler seg til registeret raskest mulig, slik at dere er klare når adresseendringene inntreffer 1.1.  

NB! Når adresseoppslaget tas i bruk vil vi låse gateadresse, postnummer og kommunenummer til det som er riktig i forhold til matrikkelen. Det vil derfor ikke være mulig å ha et kommunenummer som ikke «stemmer overens» med den adressen som er satt. Dersom du ønsker å ha et annet kommunenummer må adresseoppslaget låses opp, og du må håndtere adressene og eventuelle endringer manuelt.  

Slik er endringene synlig i programmet

Det er implementert endringer i klientopplysninger, personregister og eiendomsregisteret, samt lagt inn en varsling for oppdaterte adresser.  

Varsling om oppdaterte adresser  

Alle vil ved konvertering fra 31-versjonen(2018) til 32-versjonen(2019) ved første gangs åpning av datasettet få et varsel om at det finnes oppdaterte adresser i adresseoppslaget. Her kan man velge å oppdatere/koble adresser for klienten, personer i personregisteret og/eller for eiendommer i Eiendom og driftsmidler. Det som skjer når man oppdaterer adresser her er at Maestro forsøker å koble alle adresser til adresseoppslagstjenesten. Og dersom dette gjøres etter 1.1.2020 vil man kunne se endringer i adresse og/eller kommunenummer.  

Når oppdateringen er gjennomført vises en oversikt over hvor mange som er koblet til adresseoppslagstjenesten og hvor mange det ikke er funnet en match for. (NB: Her vises ikke personene eller eiendommene som er utenlandske). Dersom det ikke finnes match for klienten, personer eller eiendommer anbefaler vi at man kobler opp manuelt ved å benytte søkefunksjonen.  

Klientopplysninger/Personregister/Eiendom - Versjon 32

For å holde styr på hvilken adresse som hører til hva (siden Skatteetaten krever 1.1.19-adresse) er det hos klienten, i personregisteret og i eiendom nå dobbelt sett med adressefelter. Det som ligger til høyre er adressen etter 1.1.2020, mens det til venstre er adressen for 2019 (adressen som benyttes ved innsending for fastsettingsåret).

Dersom adressen er koblet til adresseoppslaget vil feltene være grå.  

NB: Seksjonsnummer er ikke en del av matrikkelen, og er derfor informasjon som må fylles inn manuelt. Dersom det er fylt ut seksjonsnummer må man selv sjekke at denne informasjonen fremdeles er korrekt for den nye adressen.  

Kjente utfordringer

Tilfeller der adressene ikke kobles til registeret automatisk:  

•Adressen ble oppdatert i løpet av 2019. Enkelte kommuner satt i gang arbeidet med adresseendringer før kommunesammenslåingen er gjort. I adresseregisteret matches adresser registrert 31.12.2019 med endringene 1.1.2020. Adresseendringer som allerede er utført i løpet av 2019 vil derfor ikke finnes.  

•Stavefeil.  

•Feil eller manglende postnummer og kommunenummer.

•Eiendom uten adresser finnes ikke i matrikkelen (gjelder gjerne tomter og annen eiendom med/uten avkastning).

•For søk på gårds-, bruks- og festenummer: Det kan finnes flere eiendommer med samme gårds- og bruksnummer, men som gjerne er fordelt på seksjonsnummer i matrikkelen. Matrikkelen har ikke seksjonsnummer, og det er derfor ikke mulig å finne kun én eiendom basert på opplysningene. Her må man selv gå inn i adressesøket og velge riktig eiendom/adresse.

•Maestro søker på Gateadresse i personregisteret og Næringsadresse i klientopplysninger – dersom det kun er fylt inn postadresse vil ikke Maestro kunne søke.

•Manglende adresse.  

•Mangler husnummer og/eller bokstav.

•Feil tegn (for eksempel á, é) – det kan da hjelpe å bruke det manuelle adressesøket og fjerne en del av gatenavnet (Maestro kan søke på tre tegn og oppover for gatenavnet).

•Manglende internett.