•Gå til Offentlig regnskap og andre dok. i venstremenyen.

•Trykk på knappen Hent offentlig regnskap, øverst i arkfanen Henting og signering. Funksjonaliteten i arkfanen får man også opp ved å høyreklikke i midt i skjermbildet.

•En veiviser vil starte og foreslå hvilke dokumenter som skal ta del i pdf-en. Her er standard alle dokumenter som ligger under Steg 1 - Utarbeidelse blir slått sammen til en PDF. I kolonnen Valgt, til venstre i bildet, kan man fjerne avhuking på dokumenter man ikke ønsker å ha med i PDF'en. I kolonnen Hold separat, til høyre i bildet, kan man velge om enkelte dokumenter skal holdes separat. Da vil disse bli opprettet som eget PDF-dokument.

•Trykk Ok, og Maestro produserer en PDF av de valgte dokumentene. Man ser dokumentet i midten av skjermbildet, og her kan man også se innhold, signaturstatus og evt tilknyttede personer.

•For å hente revisjonsberetning fra linjen Revisjonsberetning eller andre dokumenter fra protokoller, trykk på knappen hhv. Hent revisjonsberetning og Hent andre dokumenter i øverste meny.

•Generering av dokumenter på nytt sletter ikke tidligere genererte dokumenter, de kommer i tillegg. Genererte dokumenter kan forhåndsvises (uten å åpne pdf-en) ved å trykke på forstørrelsesglasset helt til høyre.

•Innsending til Altinn: Siste genererte offentlig regnskap og revisjonsberetning blir automatisk merket for innsending til Altinn (binderssymbol). Denne merkingen kan fritt endes slik man ønsker. Generering av protokoller og andre dokumenter får ikke automatisk merke for innsending til Altinn, men man kan merke selv ved behov. Merking/fjerning kan utføres ved å dobbeltklikke i Altinn-kolonnen til venstre i bildet eller i høyreklikkmenyen.

Dersom man ønsker å lage en PDF av dokumenter i offentlig regnskap, som ikke skal sendes inn til offentlig myndigheter, kan dette også gjøres i Offentlig regnskap og andre dokumenter. Da må man huske på å ikke merke de for innsending til Altinn, og evt. gi dokumentet et passende navn.

Dette kan være aktuelt dersom man for eksempel har interne dokumenter for styremedlemmer eller aksjonærer som man ønsker å få signert eller sende på e-post, men som ikke skal sendes inn til Altinn.

NB! Elektronisk signatur av offentlig regnskap er gratis når man utfører signeringen via Maestro Årsoppgjør.

Når pdf-en med offentlig regnskap er generert kan man benytte Maestros signaturløsning, Signant, til å få dokumentet elektronisk signert.

Forutsetningene for å kunne benytte løsningen er:

•At man benytter dokumenttypen pdf.

•At avsender/mottaker har bank-id brikke/bank-id på mobil eller buypass for å identifisere seg.

•At avsender har e-posten til mottaker.

Sende til signering

Marker dokumentene (marker flere samtidig ved å holde inn Shift eller Ctrl) som skal signeres og trykk deretter på knappen Send til e-signering. En veiviser starter i et nytt vindu. Første gang blir man bedt om å autentisere seg som avsender med BankID/Buypass, samt at man må registrere e-post og mobilnummer. Maestro vil deretter huske dette.

Maestro foreslår Tittel og Melding til mottaker, men man kan endre på denne teksten om man ønsker. Personer med roller i Klientopplysninger > Styremedlemmer blir automatisk hentet inn som mottakere, men man kan fjerne eller legge til flere, enten ved å opprette direkte eller hente fra Personregisteret. Trykk på Pluss-tegnet Legg til, og velg Opprett mottaker, eller Legg til fra personregister. For å fjerne en mottaker, trykk på Fjern.

NB! E-post (og evt. mobilnummer) til deltakerne må være fylt ut, fødselsnummer er valgfritt.

Avansert

I skjermbildet finnes en knapp for avanserte innstillinger. Her kan man gjøre enkelte tilpasninger:

•Om synlig signaturemblem skal være på første side eller alle sider.

•Sluttdato/frist for signering.

•Sluttdato/frist for når dokumentet blir slettet automatisk fra Maestro Signant.

•Legge til oppdragsbehandler, en som har rettigheter til å se, laste ned og slette forsendelsen.

Dokumentet er signert av alle mottakere

Når alle mottakere har signert, gå til Regnskapsavslutning > Offentlig Regnskap > Ofentlig regnskap og andre dok. og trykk på knappen Oppdater Status i øverste menylinje. Trykk deretter på Hent fil i nedtrekksmenyen, i kolonnen Signaturstatus.

Man får opp en Advarsel om man ønsker å overskrive dokumentet, trykk Ja. Maestro erstatter da det ikke-signerte Årsregnskapet med det signerte Årsregnskapet. Nå ligger det elektronisk signerte Årsregnskapet klart til Innlevering til Altinn.

NB! Det er også mulig å logge seg inn på www.signant.no og laste ned dokumentet der.

Signants løsning har et bruksområde utover signering av Offentlig regnskap og kan brukes på alle dokumenter forutsatt at det er i et PDF-format. Det kan gjelde dokumenter som:

•Arbeidsavtaler

•Engasjementsbrev

•Kontrakter

For ytterligere informasjon se Signants hjemmeside.

Sluttdokumentasjonen kan også sendes per e-post til en eller flere mottakere, for manuell signering av dokumentet. For å sende dokumentet på e-post, høyreklikk i skjermbildet og velg Send dokument på e-post. En ny e-post vil åpne seg i din egen e-postklient og man angir mottakerne av dokumentet.

Ved manuell signering vil man ikke motta varsler fra Maestro. Man må selv importere det signerte dokumentet, enten ved å gå til nedtrekksmenyen og trykke på Hent fil, eller ved å høyreklikke i skjermbildet og velge Erstatt dokument. Man kan også endre status på dokumentet til Signert.

Når man har fått tilbake det signerte årsregnskapet er neste steg å levere det inn til Altinn. Trykk på Innlevering til Altinn og en veiviser starter. Velg Ny forsendelse. Fyll ut Datasystem-id og passord og velg Forsendelsestype Offentlig Regnskap. Det signerte årsregnskapet som ligger under STEG 3 (og er merket med binders) vil automatisk legge seg ved som vedlegg. Fullfør veiviseren og send inn.

For ytterligere veiledning se Innlevering til Altinn.